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Quel est l’objectif du Système d’information
décisionnel sur lequel vous travaillez ?
Le projet sur lequel je travaille consiste à fournir une
vue commune de l’activité de notre entreprise et à
élaborer une planification stratégique. Cela permet un
affichage clair, à tous, des ambitions de notre groupe par
rapport au marché spécifique à notre
activité.
Ces paramètres sont livrés à
des utilisateurs très divers qui les utilisent ensuite à
leur convenance en fonction de leur propre métier.
Quels sont les paramètres que vous avez cités ?
Nous produisons principalement trois paramètres clés :
les Chiffres d’Affaire et deux autres paramètres évalués
en unités d’œuvre pertinentes nous permettant de
connaître des quantités physiques (consommation par
période et parc de produits détenus en fin de période
par exemple).
Vous avez donc peu de paramètres, quelle est la fréquence
à laquelle vous devez les fournir ?
Nous fournissons ces paramètres 2 fois par an, en deux
sessions.
Une de ces sessions est dédiée aux utilisateurs qui
font des prévisions à court terme, l’autre est
destinée à ceux qui ont besoin d’une vue à
plus long terme de l’activité de l’entreprise, ces
2 sessions comportant une période d’historique,
suffisamment longue pour que les utilisateurs reconnaissent
l’évolution passée dans leur propre domaine et
valident ainsi l’ensemble de la restitution.
Le choix des paramètres a-t-il été délicat ?
Non, cela n’a pas été un gros problème :
les spécificités de notre métier font que ces 3
paramètres sont reconnus en interne pour être des
éléments très représentatifs de notre
activité. Malgré la grande diversité des
utilisateurs, il y a un large consensus sur ce choix.
Prévoyez-vous une procédure de remise en question
des paramètres dans le temps ?
Je ne pense pas qu’il y ait lieu de les remettre en
question. En revanche, les référentiels sur lesquels
sont déclinés ces paramètres font l’objet
d’évolutions fréquentes. Le problème étant
d’intégrer avec fiabilité ces évolutions,
pour que les utilisateurs continuent à reconnaître leur
activité à travers nos restitutions.
Vous parlez de nombreux utilisateurs, qui sont-ils ?
Nous pouvons distinguer deux grandes familles d’utilisateurs :
- celle qui va se servir des paramètres pour élaborer
des états reflétant l’évolution de
l’activité de l’entreprise à court terme :
le contrôle de gestion ou les ventes par exemple,
- celle qui va utiliser nos données pour avoir une vision plus
prospective : le Marketing produits ou la planification
stratégique.
Je suppose que chaque utilisateur est représenté
dans le projet A part ces derniers, qui sont les autres acteurs du
projet?
Du côté des utilisateurs, il y a des représentants
des entités que je viens de citer : Marketing, Ventes et
contrôle de gestion.
Vient ensuite le groupe projet
proprement dit, chargé de recueillir les besoins métiers
des utilisateurs et de les traduire en terme de projet SI.
Enfin,
la DSI de l’entreprise est impliquée pour l’extraction
des données nécessaires à partir des bases de
production. Les sources de données sont nombreuses et très
hétérogènes.
Ce projet semble extrêmement transversal, y a-t-il un
sponsor officiel ?
Il existe plusieurs sponsors officiels (1 par domaine
d’activité).
Utilisez-vous une méthodologie particulière (type
JANUS) pour votre projet ?
Non, nous avons développé au fil de l’eau une
méthode propre au projet. C’est un projet très
particulier et je ne pense pas qu’une méthodologie
prédéfinie aurait fait l’affaire.
Utilisez-vous des progiciels spécifiques (SID Système
informatique décisionnel, SIAD Système Informatique
d’aide à la décision, EIS Executive Information
System, Datawarehouse) ?
Nous n’utilisons pas les outils que vous avez cités.
Notre travail se situe plus en amont: il s’agit surtout pour
nous de récupérer les données brutes qui nous
parviennent du Système d’Information puis de les traiter
afin d’obtenir des paramètres pertinents.
Nous
utilisons un outil de gestion de base de données qui permet de
faire de la programmation pour le traitement des données et
des calculs statistiques. C’est la partie la plus importante de
notre mission : récupérer les données
fournies par le SI, les centraliser, les mettre en cohérence,
puis les traiter de façon statistique pour en sortir des
paramètres fiables.
Quelles sont les sources de données que vous mentionnez ?
Il y a des sources de données très générales
comme la base comptable ou le SI de gestion, d’autres sont plus
spécifiques à certaines activités de la
société.
Les données brutes qui nous
parviennent sont très hétérogènes, il y a
un travail très important de préparation des données
avant de pouvoir les exploiter.
Comment ont-elles été choisies ?
Par concertation avec les utilisateurs et les responsables du SI;
c’est une étape délicate où il faut se
mettre d’accord sur la pertinence des sources employées
au regard des demandes des utilisateurs. Le Contrôle de Gestion
a un rôle clé car il est à la fois utilisateur
des paramètres que nous fournissons et propriétaire des
sources de données les plus importantes.
Il y a aussi
des cas où les données qui nous intéressent ne
font pas partie du SI d’un groupe d’utilisateurs. Il faut
alors obtenir la participation des « propriétaires »
des données, non intéressés par le résultat
final, ce qui rend la chose un peu plus délicate.
Une fois les paramètres obtenus, l’ergonomie de votre
livrable est-elle un élément clé du projet ?
On ne peut pas vraiment parler « d’ergonomie »,
celle-ci étant plutôt traitée par nos
utilisateurs qui enrichissent les paramètres que nous
fournissons d’autres éléments, avant de présenter
un résultat fini.
Une large part de l’utilisation
de nos paramètres se fait via un site intranet dont
l’ergonomie est traitée grâce un progiciel dédié.
Quelles sont les difficultés principales que vous
rencontrez dans votre projet?
Les difficultés principales proviennent surtout de la
grande transversalité du projet : nombreux utilisateurs,
nombreuses sources de données, nombreux acteurs dans le
projet.
Je peux aussi citer les contraintes de planning et la
difficulté d’avoir suffisamment tôt une définition
exacte des besoins.
Ce sont des difficultés d’ordre organisationnel et de
gestion de projet principalement; avez-vous pris des mesures pour
améliorer ces points ?
Oui, les rôles de chaque partie ont été
clarifiés, on distingue :
- une MOA « métier »,
identifiée comme le client final, responsable de la définition
des besoins et regroupant les utilisateurs,
- une MOA « SI »
dont je fais partie et qui a la charge de recueillir les besoins de
la MOA « métier » et de les traduire en
terme de SI pour les transmettre à la MOE.
- une MOE qui a
la charge d’extraire et de traiter les données
nécessaires des nombreuses bases du SI et de nous les fournir
sous une forme prédéfinie.
Ceci nous a permis en particulier de bien répartir les
responsabilités de chacun selon son niveau de compétence
(par exemple dans le contrôle de la qualité des données
que nous émettons, où chacun doit désormais
apporter sa brique).
Comment faites-vous communiquer ces différents acteurs ?
Le pivot principal se fait lors de comités de projet qui
réunissent MOA et MOE : lors de ces réunions,
chacun peut comprendre les contraintes des autres acteurs impliqués
et apporter des solutions prenant en compte ces contraintes, le
planning et la faisabilité technique.
Par rapport à votre expérience, quelles sont les
recommandations clés que vous auriez à faire pour un
projet similaire qui se lancerait aujourd’hui ?
Etant donnée la grande diversité d’acteurs en
aval (les utilisateurs) et en amont (les fournisseurs de données),
un élément très important est d’avoir un
sponsor global.
Le triptyque MOA métier, MOA SI et MOE
est une bonne organisation. Elle contribue à l’obtention
d’une bonne définition des besoins des utilisateurs.
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